Ghiduri fiscale pentru PFA

După ce PFA-ul e înregistrat și ai primit CUI-ul, pune ordine de la început:

• Cont în SPV (anaf.ro). Aici primești notificările ANAF, depui Declarația Unică și încarci facturile în e-Factura. Fă-l în primele zile.
• Registrul de încasări și plăți. Notezi fiecare încasare și fiecare cheltuială cu document justificativ. Din el ies cifrele pentru Declarația Unică.
• Cont bancar pentru activitate și, ideal, un subcont în care muți lunar suma pentru taxe.
• Un program de facturare care face fișierul XML pentru e-Factura, dacă lucrezi cu clienți din România.
• Termenul mare: 25 mai, pentru venitul din anul anterior.

Cât să pui deoparte? Depinde de venit și de cheltuieli – adesea între 20% și 40% din încasări. Nu ghici: calculează exact.

CASS este contribuția de 10% care îți dă acces la sistemul public de sănătate. Ca PFA în sistem real o calculezi pe venitul net anual (încasări minus cheltuieli deductibile) și o plătești prin Declarația Unică, până pe 25 mai anul următor.

• Minimul: dacă nu ești asigurat din altă sursă, baza este cel puțin 6 salarii minime (24.300 lei pentru veniturile din 2026), adică minimum 2.430 lei, chiar dacă ai câștigat mai puțin.
• Dacă ești salariat sau pensionar: nu se aplică minimul – plătești 10% doar din venitul net realizat.
• Plafonul: peste 72 de salarii minime (291.600 lei) nu mai plătești în plus. Pentru veniturile din 2025 plafonul era de 60 de salarii.
• CASS scade impozitul: se scade din baza impozitului pe venit, deci fiecare leu de CASS reduce impozitul cu 10 bani.

Exemplu: venit net de 60.000 lei → CASS 6.000 lei.

CAS (contribuția la pensie) este 25%, dar nu se aplică pe tot venitul, ci pe o bază fixă, în funcție de venitul net anual:

• Sub 12 salarii minime (48.600 lei pentru 2026): nu este obligatorie. Poți opta să plătești pe baza de 12 salarii, ca să ai stagiu de cotizare.
• Între 12 și 24 de salarii minime: baza este 48.600 lei → CAS 12.150 lei.
• Peste 24 de salarii minime (97.200 lei): baza este 97.200 lei → CAS 24.300 lei, oricât de mare ar fi venitul.

Atenție la praguri: la un venit net de 48.000 lei nu datorezi CAS; la 49.000 lei datorezi 12.150 lei. Dacă ești aproape de un prag, o cheltuială deductibilă făcută la timp poate schimba mult suma.

CAS se scade din baza impozitului pe venit și se plătește prin Declarația Unică, până pe 25 mai anul următor.

O cheltuială e deductibilă dacă e făcută pentru activitate, e plătită și are un document justificativ (factură sau bon fiscal cu CUI-ul tău). Fiecare cheltuială deductibilă scade venitul net – și, odată cu el, CASS și impozitul.

• De regulă integral: abonamente software și hosting, internet și telefon folosite pentru activitate, chirie pentru birou sau coworking, contabilitate, cursuri legate de ce lucrezi, comisioanele băncii și ale platformelor (Upwork, Stripe, PayPal).
• Echipamente scumpe: un laptop sau alt bun folosit peste un an, de cel puțin 5.000 lei bucata (2.500 lei pentru cele cumpărate până în 2025), este mijloc fix (art. 28 Cod fiscal) și se deduce prin amortizare, pe durata de folosire – nu tot în anul în care l-ai cumpărat. Amortizarea începe din luna de după punerea în funcțiune.
• Parțial: mașina folosită și personal (de regulă 50% din combustibil, reparații, asigurare), protocolul (limitat la 2% din baza de calcul), utilitățile casei dacă ai sediul acolo (proporțional cu spațiul folosit).
• Deloc: cheltuieli personale, amenzi, impozitul pe venit. CAS și CASS nu sunt cheltuieli, dar se scad din baza impozitului.

Cât economisești? 1.000 lei de cheltuieli deductibile îți scad taxele cu până la ~190 lei (10% CASS + 10% impozit pe ce rămâne). Lângă un prag CAS, efectul poate fi mult mai mare.

Pentru cazuri la limită (mașină, sediu acasă, echipamente scumpe), cere părerea unui contabil.

Declarația Unică (formularul 212) este locul în care declari venitul din anul anterior și calculezi CAS, CASS și impozitul. Termenul este 25 mai (dacă pică în weekend sau de sărbătoare, prima zi lucrătoare de după), atât pentru depunere, cât și pentru plată.

• Cum depui: online, din SPV (anaf.ro), completând formularul web sau PDF-ul inteligent.
• Ce îți trebuie: totalul încasărilor și totalul cheltuielilor deductibile din registru și, dacă e cazul, dovada că ai fost asigurat ca salariat.
• Plata: prin SPV, Ghișeul.ro sau din bancă, în contul unic. Poți plăti și înainte de termen.
• Întârzierea la plată costă 0,02% dobândă + 0,01% penalitate pentru fiecare zi.

Calculatorul gratuit ClarFisc îți arată cifrele de care ai nevoie; în ClarFisc Pro ele vin direct din registrul tău, cu pașii din formular unul câte unul.

Situațiile speciale (venituri din străinătate cu impozit plătit acolo, mai multe surse de venit, declarații rectificative) merită verificate cu un contabil.

RO e-Factura este sistemul ANAF prin care facturile emise în România se transmit electronic, ca fișier XML.

• Facturi către firme din România (B2B): se încarcă în e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. O factură netransmisă poate fi amendată.
• Facturi către persoane fizice din România (B2C): se raportează și ele în sistem.
• Clienți din străinătate: facturile către ei nu intră în RO e-Factura – le trimiți direct clientului.
• Cum transmiți: din SPV sau dintr-un program care generează fișierul XML în formatul ANAF.

Sfat: după încărcare, verifică în SPV că factura apare ca „validată”. Respinsă înseamnă netransmisă.

Regulile e-Factura s-au schimbat des; pentru cazuri speciale (autofacturare, facturi de corecție) verifică cu un contabil.

Un PFA devine plătitor de TVA (art. 316 Cod fiscal) când cifra de afaceri trece de 395.000 lei într-un an sau când alege să se înregistreze voluntar.

• Când: din 2025, regimul normal de TVA se aplică chiar de la operațiunea care depășește plafonul. Înregistrarea o ceri cel târziu în ziua depășirii – vechiul termen „până pe 10 a lunii următoare” nu mai există. Dacă ai întârziat, înregistrarea se face cu data depășirii.
• Cum facturezi: clienților din România le adaugi TVA 21% (11% doar în cazurile prevăzute de lege). Firmelor din UE le facturezi fără TVA, cu taxare inversă, și le declari în D390. Pe factură apare codul tău de TVA (RO + CUI).
• Ce deduci: TVA-ul de pe facturile furnizorilor din România, pentru achiziții făcute pentru activitate. La mașina folosită și personal se deduce 50%. Serviciile cumpărate din străinătate (Google, Meta, AWS) trec prin taxare inversă: TVA-ul se colectează și se deduce în același decont, iar D301 nu mai e necesar.
• D300 (decontul de TVA): se depune pentru fiecare perioadă, chiar și fără operațiuni, până pe 25 a lunii de după. Perioada e trimestrul dacă cifra de afaceri de anul trecut a fost sub 100.000 EUR, altfel luna. Diferența dintre TVA colectat și TVA deductibil se plătește la același termen; un sold negativ se reportează sau se cere la rambursare.
• D394: declarația informativă cu facturile emise și primite în țară, pentru aceeași perioadă, până pe 30 a lunii de după.
• Declarația Unică: TVA-ul colectat nu e venit, iar TVA-ul dedus nu e cheltuială. În D212 treci încasările și cheltuielile fără TVA.

TVA la încasare (art. 282) e o opțiune utilă dacă clienții plătesc târziu: TVA-ul de pe facturile tale se datorează abia când primești banii, iar facturile au mențiunea „TVA la încasare”.

Sfat: TVA-ul încasat nu e al tău. Pune-l deoparte la fiecare încasare și compară decontul cu cel precompletat de ANAF (RO e-TVA) din SPV înainte să-l depui.

Rambursările de TVA, vânzarea de bunuri, importurile și corecțiile de decont merită făcute împreună cu un contabil.

Nu există o formă „mai bună” în general – contează venitul, cheltuielile și cât de repede ai nevoie de bani.

• PFA sistem real: 10% impozit pe net + CAS (pe trepte) + CASS 10% (plafonat). Evidență simplă, banii sunt imediat ai tăi. Răspunzi însă cu bunurile personale.
• Micro-SRL (2026): 1% impozit pe venituri de până la 100.000 EUR, dar ai nevoie de cel puțin un salariat și de contabil (de regulă câteva mii de lei pe an), iar profitul îl scoți prin dividende, cu 16% impozit și CASS pe trepte. Răspunderea e limitată la firmă.
• Peste plafonul micro (~509.850 lei), firma plătește 16% impozit pe profit.

Pe scurt: la venituri mici și medii, PFA e de obicei mai simplu și comparabil ca bani; la venituri mari și cheltuieli mici, micro-SRL poate lăsa mai mult net. Comparatorul gratuit calculează diferența pentru cifrele tale.

Schimbarea formei de organizare are costuri și termene proprii – discut-o cu un contabil înainte.